Privacyverklaring

1. Hoe gaat stichting Trinamiek om met de verwerking van persoonsgegevens?
Stichting Trinamiek verwerkt van al zijn leerlingen, ouders en medewerkers persoonsgegevens. Wij vinden een goede omgang met persoonsgegevens van groot belang, zijn ons bewust van de privacywetgeving en zijn verantwoordelijk voor het zorgvuldig omgaan met persoonsgegevens. In deze privacy toelichting leggen wij uit hoe wij met persoonsgegevens omgaan.

Contactgegevens stichting Trinamiek: Boerhaaveweg 39, 3401 MN IJsselstein
Verwerkingsverantwoordelijke: voorzitter college van bestuur
Functionair gegevensbescherming: fg@trinamiek.nl

2. Waarom verwerken wij persoonsgegevens?
Stichting Trinamiek verwerkt persoonsgegevens om haar verplichtingen als onderwijsinstelling en werkgever te kunnen nakomen. Zo hebben wij bijvoorbeeld de gegevens van kinderen nodig om deze aan te melden als leerlingen op onze scholen en hun ontwikkeling bij te houden. Daarnaast hebben wij de wettelijke verplichting om bepaalde gegevens door te sturen naar andere partijen, zoals DUO (ministerie van Onderwijs) en leerplicht. Van werknemers hebben wij gegevens nodig om een arbeidsovereenkomst te kunnen opstellen en om salaris uit te betalen.
Wij verwerken gegevens in het algemeen vanwege de overeenkomst die we met de betrokkenen hebben en/of onze wettelijke verplichtingen en/of het algemeen belang en de publiekrechtelijke taak van de scholen.
Gegevens die hier niet aan voldoen zullen wij alleen met uw expliciete toestemming mogen verwerken. Als voor het verwerken van gegevens toestemming wordt gevraagd, zoals voor het gebruik van beeldmateriaal (foto’s en video’s) dan kunt u de toestemming op elk moment intrekken of alsnog geven. Het wijziging van toestemming is niet van toepassing op inmiddels gepubliceerd beeldmateriaal.

3. Welke persoonsgegevens verwerken wij?
Wij verwerken diverse soorten gegevens, waarvan wij de meeste gegevens rechtstreeks van u hebben gekregen. U kunt hierbij denken aan contactgegevens en geboorteplaats. Als u weigert de voor ons noodzakelijke gegevens te verstrekken, kunnen wij onze verplichtingen niet nakomen. De verstrekking van deze gegevens is dan ook een voorwaarde om kinderen in te kunnen schrijven of een arbeidsrelatie aan te gaan.

Welke persoonsgegevens wij verwerken kunt u terugvinden onderaan deze verklaring bij de Categorieën van persoonsgegevens.

Op uw eigen verzoek en met uw uitdrukkelijke toestemming verwerken wij ook medische gegevens of andere bijzondere persoonsgegevens (zoals religie). Dit beperkt zich enkel tot gegevens die nodig zijn om in noodgevallen goed te kunnen handelen. U kunt bijvoorbeeld doorgeven dat uw kind epilepsie heeft, zodat wij adequaat kunnen optreden in noodsituaties. Stichting Trinamiek zal u nooit dwingen dergelijke gegevens te overleggen.

4. Hoe gaan wij om met de persoonsgegevens?
Bij het verwerken van de gegevens gaan wij altijd uit van noodzakelijkheid, wij zullen niet meer gegevens verwerken dan noodzakelijk is om onze rechten en plichten als onderwijsinstelling na te komen. Dit betekent ook dat wij de gegevens niet zullen gebruiken voor andere doeleinden dan wij in deze toelichting noemen.

In een aantal gevallen zijn wij, zoals eerder aangegeven, verplicht om gegevens van een kind of werknemer te delen met andere organisaties. Dit zijn onder andere DUO, leerplicht, de onderwijsinspectie, GGD/schoolarts, samenwerkingsverband, belastingdienst en accountant.

Wij kunnen commerciële derde partijen verzoeken om te ondersteunen bij het verwerken van de gegevens voor de eerder genoemde doeleinden. Denk hierbij aan applicaties om leerlingen in de les te ondersteunen, een administratiesysteem waarbij de gegevens niet op ons eigen netwerk worden opgeslagen, maar bij een andere organisatie of in een roosterprogramma. Dit gebeurt altijd in opdracht en onder de verantwoordelijkheid van stichting Trinamiek. Met deze organisaties sluiten we overeenkomsten af, waarin o.a. is vastgelegd welke gegevens er verwerkt worden en hoe deze gegevens beveiligd worden.
Wij zullen persoonsgegevens niet delen met commerciële derde partijen voor andere doeleinden dan vastgelegd. Ook zullen wij de gegevens nooit verkopen of verhuren aan derde partijen.

De persoonsgegevens worden zoveel mogelijk gecodeerd bewaard en alleen die medewerkers kunnen bij de gegevens, die dat ook voor de uitvoering van hun werk nodig hebben. Daarnaast bewaren wij de gegevens niet langer dan noodzakelijk is. Wij hanteren hiervoor verschillende bewaartermijnen die wettelijk geregeld en vastgesteld zijn. Als u er belangstelling voor heeft kunnen wij u een overzicht hiervan geven.

5. Welke rechten heeft u ten aanzien van persoonsgegevens?
Als ouders en werknemers heeft u een aantal rechten als het gaat om persoonsgegevens. Deze rechten zijn in de wet vastgelegd. Leerlingen (16 jaar en ouder) en/of ouders en medewerkers kunnen op elk moment gebruik maken van deze rechten. Dit betekent bijvoorbeeld dat u altijd een verzoek kunt indienen om inzage te krijgen in de gegevens die wij van u of uw kind verwerken.
Daarnaast kunt u ook een verzoek indienen om gegevens te rectificeren, te beperken of helemaal te wissen uit de systemen van stichting Trinamiek. U heeft altijd het recht om onjuiste gegevens aan te vullen of te verbeteren. Wij zullen er vervolgens voor zorgen dat deze gegevens ook bij organisaties waarmee wij deze gegevens uitwisselen worden aangepast.
Als u ons verzoekt om gegevens te beperken of te wissen, zullen wij toetsen of dit mogelijk is. In deze toets houden wij ons aan de wettelijke voorschriften en kijken wij bijvoorbeeld of wij geen wettelijke plicht hebben om de gegevens te bewaren.
Tevens heeft u het recht om te vragen om de gegevens, die wij van u of uw kind verwerken en wij van u hebben ontvangen, aan u over te dragen of op uw verzoek aan een andere organisatie over te dragen.
Stichting Trinamiek zal geen besluiten nemen over een medewerker of een kind, die alleen gebaseerd zijn op geautomatiseerde verwerking van gegevens (profiling). Beslissingen worden nooit zonder menselijke tussenkomst genomen.

Als u het niet eens bent met hoe wij omgaan met persoonsgegevens, dan kunt u altijd opheldering vragen bij onze Functionaris voor Gegevensbescherming (fg@trinamiek.nl). Indien uw probleem volgens u niet goed wordt opgelost, kunt u gebruikmaken van de klachtenregeling van Trinamiek of een melding doen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (www.autoriteitpersoonsgegevens.nl).